DMAIC en de vele wegen die naar Rome leiden

https://co-operations.nl/wp-content/uploads/Rectangle-874-2.png

Bij veel organisaties zit de uitdaging in de uitvoering. In de executie van plannen. Het plan opstellen gebeurt in relatieve rust en veiligheid. Er wordt tijd genomen om de markt te analyseren, een interne analyse op te stellen, concurrentie-analyses te bestuderen en kostendoorrekeningen te maken. En terecht. Geen enkele organisatie stelt immers zomaar een plan op. Een plan leidt immers vaak tot een forse investering, een strategie-aanpassing, een overname of misschien wel een fusie. Dan ga je niet over één nacht ijs, maar denk je goed na over de risico’s en consequenties.
Zodra het plan het levenslicht ziet en vanuit de relatief rustige en veilige omgeving wordt gepresenteerd aan (delen van) de organisatie, begint de executiefase. De fase waarin grote delen van de organisatie actief betrokken worden bij hetgeen is opgesteld. Dan komen ook de vragen en soms de weerstand. De tijd begint te lopen. Strakke aansturing is vaak nodig om de opgegeven deadlines te kunnen realiseren. Naast een strakke aansturing op tijd is ook afstemming op inhoud en proces noodzakelijk. Er zijn immers meerdere doelstellingen die gerealiseerd moeten worden.
Als snel blijkt dat het plan dat in alle rust en veiligheid is bedacht, grote opschudding in de organisatie veroorzaakt. De opschudding kan effect hebben op de mensen die het plan moeten uitvoeren. Hoe blijven zijn gemotiveerd als ze niet zelf aan het plan hebben gewerkt en sommige zaken ter discussie stellen?
Er is veel theorie beschikbaar over de wijze waarop een plan tot uitvoering gebracht kan worden. Er zijn veel manieren van operationaliseren. Eén van de beproefde theorieën die de laatste jaren veelvuldig is gebruikt komt uit Lean Six Sigma. Deze manier van werken kan vrijwel bij alle uitvoeringsplannen worden gebruikt. Soms behoeft het een kleine specifieke aanpassing, maar de basis blijft overeind.

DMAIC
DMAIC staat voor:• Define• Measure• Analyze• Improve• Control

Deze methode van werken wordt al vele jaren in vele industrieën gebruikt om te komen tot lagere kosten en hogere klanttevredenheid. De Lean methodiek vindt zijn oorsprong in de Toyotafabriek. Daar werd een onderscheid gemaakt tussen processen waar de klant voor wilde betalen of op wilde wachten en overige activiteiten. De overige activiteiten waren overbodig en werden beschouwd als waste.
Six Sigma is ontstaan bij Motorola als kwantitatieve benadering om efficiency en effectiviteit van de organisatie te verhogen, met forse kostenreducties tot gevolg. Door het samenbrengen van deze twee filosofieën Lean en Six Sigma, ontstond the best of both worlds. Een beproefde methode om organisatie efficiënt en effectief te laten werken met behoud van het klantperspectief. Een belangrijke basis hierbij is DMAIC.

Define
Define staat voor: definiëren van de opdracht en/of het probleem. Hiermee wordt de opdracht- of probleemdefinitie duidelijk omschreven. De omschrijving wordt voorzien van een heldere doelstelling en eventueel een business case. Op deze manier is het voor alle partijen, opdrachtnemer en opdrachtgever, glashelder wat er moet gebeuren en welke resultaten er zijn afgesproken. Alle partijen zijn hier ook op aanspreekbaar. De opdrachtnemer met de werkzaamheden die worden verricht en de opdrachtgever met het beschikbaar stellen van bijvoorbeeld budgetten. Uiteraard is het mogelijk om de opdracht bij te stellen indien nodig of gewenst. Dat zal echter altijd in gezamenlijkheid gaan. Immers, zowel opdrachtnemer als opdrachtgever hebben commitment afgegeven op de define-fase.

Measure
In deze fase wordt informatie en data verzameld. Informatie en data die nodig is om tot juiste uitvoering te komen. Deze informatie bestaat voor een belangrijk deel uit bestaande rapportages. Als echter informatie nodig is over zaken waarvan geen rapportage beschikbaar is, zullen processen in kaart moeten worden gebracht om uitkomsten te kunnen analyseren en zo de gewenste informatie te krijgen. Misschien moeten er nieuwe meetsystemen en rapportages worden gebouwd. Alles staat in deze fase in dienst van het verkrijgen van de juiste informatie en data.
In deze fase rapporteert de opdrachtnemer over de beschikbaarheid van informatie en vraagt indien nodig om hulp bij de opdrachtgever om alle informatie boven water te kunnen krijgen. Behoud van draagvlak is hierbij cruciaal.

Analize
In deze fase wordt alle beschikbare informatie, data, rapportages, processen, etc. geanalyseerd.
Hier kunnen low hanging fruits , quick wins, en mogelijke complexere verbeteringen uit voortkomen.   
In deze fase wordt de complexiteit van de opdracht duidelijk.   
In deze fase kunnen een aantal middelen worden ingezet. Denk aan de ‘Waste Walk’, de ‘Fish Bone’, of een‘brainstormsessie’ met de betrokken mensen. Al deze middelen hebben hetzelfde doel: analyseren van de beschikbare informatie.
De analize fase wordt afgesloten met een terugrapportage naar de opdrachtgever. In deze terugrapportage wordt de opdracht getoetst aan de analyse van de beschikbare informatie. De zogenaamde ‘Tollgate’.

Improve
In deze fase worden de verbeteringen geïmplementeerd. Dat klinkt eenvoudiger dan het is. De implementatie gebeurt door medewerkers van de organisatie. Los van het feit dat zij tijd en gelegenheid moeten krijgen om te werken aan de verbetering en de implementatie, zullen zij begeleid en eventueel getraind moeten worden. Zij zijn de dragende krachten van de implementatie. Hierbij speelt uiteraard ook de betrokkenheid van het management een cruciale rol. Het management dient aandacht en waardering te hebben voor de inspanningen van de medewerkers die met de verbeteringen zijn belast. 
De cultuur van de organisatie speelt hierbij een belangrijkerol. Als de cultuur wordt gekenmerkt door hiërarchische afstand, onveiligheid en weinig vertrouwen in elkaar, zal dat eerst aangepakt moeten worden. Zonder een goede samenwerking tussen medewerkers en management, blijft de implementatie uit!

Control
Controle is nodig om verbeteringen te kunnen monitoren. Controle aan de hand van rapportages, kritische succesfactoren, kritische prestatie indicatoren, foutrapportagesof andere dashboards. De controle is volledig transparant en bevestigt de vorderingen die worden gemaakt. Uiteindelijk worden de resultaten zichtbaar gemaakt, zodat gemeten kan worden of de doelstellingen zoals die zijn gedefinieerd zijn behaald.
Tevens wordt met deze fase ervoor gezorgd dat de aanpassingen duurzaam en controleerbaar in de organisatie worden ingebed. 

Alternative Text

Ruben Lems

Expert en contactpersoon

telephone number

Product Approval & Review Process (Parp voor intimi) – een moetje of feest?

Nieuwe producten ontwikkelen is de leukste baan ter wereld! Kijk maar eens naar Apple: naar elke nieuwe versie van de IPhone wordt reikhalzend uitgekeken. Maanden vooraf beginnen de speculaties al. Hoe is het nieuwe design? Welke nieuwe functionaliteiten zitten erop?

Communicatietrends in 2020-2021

Hoe bereik je klanten en medewerkers? Hoe krijg je ze mee? Welke strategie belooft de meeste impact in de huidige tijd? De vakvereniging van communicatieprofessionals presenteert elke 2 jaar de communicatietrends.

Coöperatief optimaliseren over de grenzen van ondersteunende functies

  In dit artikel lees je in circa 3 minuten o.a. 3 tips over het optimaliseren van ondersteunende functies. Deze tekst vormt de start van een artikelenreeks over dit onderwerp, dat past bij het thema ‘Optimaal organiseren’. Potentieel ontsluiten over grenzen Het gebeurt nog regelmatig dat organisaties kansen laten liggen door een te ‘verkokerde’ besturing […]